Pengawasan (Controlling)

PENGANTAR

            Banyak kasus disuatu organisasi tidak dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula. Dalam bab ini akan dipelajari berbagai teknik dan metode pengawasan yang sangat berguna bagi manajemen.

DEFINISI PENGAWASAN

Menurut Robert J. Mockler, pengawasan adalah usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukkan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

A.  Pengawasan Pendahuluan (feedforward control, steering controls)

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpanan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

B.  Pengawasan Concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukkan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

C.  Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

TAHAP PROSES PENGAWASAN

A.  Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu:

1. Standar Phisik.
2. Standar Moneter. 
3. Standar Waktu.

B.  Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat

C.  Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Berupa proses yang berulang-ulang dan kontinu, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian dan sampel.

D.  Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan bagi manajer.

E.   Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

            William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukan lima jenis pendekatan. Pendekatan tersebut adalah sebagai berikut:

Merumuskan hasil yang diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

1. Pengukuran input. 
2. Hasil pada tahap awal. 
3. Gejala yang dihadapi.
4. Kondisi perubahan yang diasumsikan.

Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.

Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE)

            MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perencanaan dari MIS yaitu:

1. Survei pendahuluan dan perumusan masalah. 
2. Desain konseptual. 
3. Desain terperinci. 
4. Implementasi akhir.

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria yaitu:

1. Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan. 
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem. 
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi. 
4. Adanya pengujian pendahuluan. 
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.

Kriteria utama MIS efektif adalah:

1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar. 
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya. 
3. Menekan biaya secara efektif. 
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat. 
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.