Enterprise Resource Planning (ERP)

            Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen-departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP terdiri dari bermacam-macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keungan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem didalam suatu perusahaan menjadi satu sitem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagai data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi. Perangkat lunak ERP yang beredar dipasaran, tidak hanya dalam versi komersil saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source. Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, memungkinkan dilakukan kustominasi ERP dalam penerapannya.

            SAP memang salah satu piranti lunak Enterprise Resource Planning (ERP). Perusahaan besar diindonesia yang banyak mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Bentoel Prima, United Tractor, Pertamina, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan beberapa perusahaan lainnya. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada departemen-departemen yang ada. Setiap departemen masih memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur. Sistem ERP dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan mempercepat semua proses dan akhirnya akan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. Sistem ERP sering disebut suatu sistem back-office. Sebagai contoh dalam sebuah kasus penjualan, sistem ERP tidak menangani proses penjualan disisi depan, tetapi sistem ERP lebih pada bagaimana menangani suatu order dan memberikan solusi untuk mempermudah proses penyelesaian suatu order yang melalui berbagai tahapan.

            Saat ini berbagai sistem ERP beredar di pasaran, sistem ERP yang komersial antara lain SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan J.D Edwards. Sedangkan sistem ERP open source yang popular sekarang ini adalah Compiere, Adempiere, WebErp.

MODUL-MODUL DALAM SISTEM ERP

Sedikitnya ada 3 sumber daya didalam perusahaan yang perlu dikelola secara benar. Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul utama sebagai berikut:

A.    Financial

1.      FI – Financial Accounting

Digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur kinerja keuangan dengan berbasis pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat digunakan sebagai alat audit dalam laporan keuangan.

2.      CO – Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan pokok adalah:

·      Pengendalian Investasi

·      Pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan kegiatan pembayaran sesuai jadwal.

·      Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan dana dalam unit-unit kerja.

·      Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas perusahaan.

3.      IM – Investment Management

Modul IM berkaitan dengan modul TR, dengan modul IM lebih ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang dengan aset tetap dari perusahaan untuk membuat keputusan.

4.      EC – Enterprise Controlling

Modul EC adalah untuk memberikan akses mengenai:

·      Kondisi keuangan perusahaan

·      Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

·      Pengembangan investasi

·      Pemeliharaan aset-aset yang dimiliki

·      Pengembangan SDM perusahaan

·      Kondisi pasar yang berkaitandengan pengambilan keputusan

·      Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktural produksi, struktural biaya, neraca dan laporan rugi laba

5.      TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktifitas logistik dan transaksi keuangan.

B.     Distribution dan Manufacturing

1.      LE – Logistics Execution

Modul LE merupakan modul yang terkait dengan modul lain seperti modul, PP, EC, SD, MM, PM, dan QM. Modul ini fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga distribusi.

2.      SD – Sales Distribution

Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampumengantipasi perubahan pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan pada pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang layakdalam periode akuntansi yang akan datang.

3.      MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktifitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun  yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan pelayanan.

4.      PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5.      PM – Plant Maintenance

Modul PM ini berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktifitas operasional yang sedang berjalan.

6.      QM – Quality Management

Modul QM ini terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7.      PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan berikut ini:

·      Perencanaan terhadap waktu dan nilai

·      Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau until cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas dan penjadwalan.

·      Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia.

·      Pemantauan terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan.

·      Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

C.     Human Resources

Berfungsi untuk:

·      Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

·      Melindungi data personalia dari pihak luar

·      Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

ARSITEKTUR ERP

            Sistem ERP sekarang ini banyak menganut sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Dalam sistem arsitektur 3-tier, user interface berjalan di client.

1.      Presentation Layer: Graphical User Interface (GUI) atau browser untuk memasukkan data atau mengakses fungsi sitem.

2.      Application Layer: aturan bisnis, logika fungsi, dan program yang menerima/mengirim dari/ke server database.

3.      Database Layer: Manajemen transaksi data termasuk pula metadatanya.

KARAKTERISTIK ERP

Karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.      Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

6.      Dalam beberapa hal Sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

8.      Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN ERP

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut

1.      ERP menawarkan sistem terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

2.      ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

3.      ERP tidak hanya memadukan data orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan sinkronasi banyak sistem komputer yang terpisah.

4.      ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita ?” tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan “Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?”

5.      ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

Dalam implementasinya, pada program ERP terdapat dua tipe pengguna:

KEY USER

1.      Dipilih dari departemen yang terkait pada operasinya,

2.      Biasanya selalu berhubungan dengan business proses,

3.      Memiliki pengetahuan lebih di area kerjanya,

4.      Umumnya manajer departemen,

5.      Sangat penting untuk keberhasilan sistem akhir.

END USER

1.      Hanya memiliki spesifikasi pengetahuan dari parts pada sistem yang perlu end user.

ALASAN PERUSAHAAN MENGIMPLEMENTASIKAN ERP

1.      ERP mengintegrasikan aktivitas perusahaan.

2.      ERP memberikan kesempatan mengadopsi best practice

3.      ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam organisasi

4.      ERP menghindarkan terjadinya information asymetry

5.      ERP menyediakan informasi secara real-time dan on-line

6.      ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara simultan

7.      ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi didalam satu perusahaan

8.      ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan

KEBERHASILAN PENERAPAN SISTEM ERP

Ada beberapa hal yang sangat menentukkan keberhasilan implementasi sebuah ERP:

1.      Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasi di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

2.      Change Management yang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perusahaan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

3.      Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga, komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

4.      Kerja sama

Kerja sama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini.

5.      Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM ERP

Dari berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan, pada akhirnya disimpulkan bahwa yang terjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor, yaitu:

1.      Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan.

2.      Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja.

3.      Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person In Charge (PIC).

4.      Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserhakan hanya ke tim Information System (IT) saja.

5.      Ketika vendor yang melakukanb implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

GAMBARAN ERP SECARA GARIS BESAR

1.      Perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh.

2.      Penghubung pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai kesediaan.

3.      Alat adopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan (best-practice)

4.      Alat integrasi seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufaktur, operation, logistic, purchasing, finance, new product development, dan human.

5.      Sarana meningkatkan pelayanan pelanggan dan produktifitas, serta menurunkan biaya dan inventory.

6.      Dasar untuk e-commerce yang efektif.

   

 Sumber: Jurnal Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi

Setyawan Wibisono

Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang

email:sonny@unisbank.ac.id