Perencanaan Dan Pengendalian Produksi

Apabila sebuah pabrik sudah berdiri dan siap dijalankan, maka fungsi perencanaan dan pengendalian produksi akan dibutuhkan untuk menjalankan pabrik tersebut.

Untuk merasakan seberapa penting masalah perencanaan dan pengendalian produksi ini, marilah kita lihat contoh sebuah pabrik mobil.

Mobil terdiri atas ribuan macam komponen. Setiap macam dibutuhkan dalam jumlah yang berbeda pula. Belum lagi dibayangkan tentang jenis/macam mobilnya. Diantara komponen - komponen itu, ada yang mesti dibuat sendiri karena tidak dijual dipasar. Ada yang harus dibeli karena tidak sanggup buat sendiri. Sementara jumlah mobil yang diminta memiliki jadwal penyerahan tersendiri. Maka banyak sekali pertanyaan yang harus dijawab, diantaranya :

1. Berapa jumlah komponen yang harus disimpan sebagai cadangan di gudang ?
2. Kapan memesan bahan baku ?
3. Berapa mesin dan tenaga kerja yang harus disiapkan ?
4. Berapa kapasitas gudang bahan baku ?
5. Bagaimana cara mengetahui material apa, berapa jumlah yang masih ada di gudang ?
6. Berapa lam pabrik bisa memproduksi sekian banyak pesanan mobil ?

Tentu saja, untuk memecahkan masalah yang rumit biasanya digunakan pendekatan yang sistematis agar tuntas. Maka langkah pertama menjawab pertanyaan - pertanyaan diatas adalah memahami gambar berikut.

 

Diagram Alir Perencanaan Dan Pengendalian Produksi

Gambar diatas memperlihatkan klasifikasi masalah perencanaan dan pengendalian produksi dan bagaimana urutan masalah dipecahkan.

A.  Peramalan Dan Rencana Agregat

Pertama, ada peramalan permintaan digabung dengan pesanan langganan, yang menunjukkan jumlah mobil yang akan dijual oleh perusahaan pada 12 bulan kedepan. Bentuk peramalannya biasanya berupa tabel sebagai berikut.

            Dari tabel ramalan dibuat rencana agregat berupa mobil yang akan diproduksi dari bulan ke bulan. Agregat menunjukkan ke tiga model mobil digabung menjadi mobil saja. Maka rencana agregat akan nampak sebagai berikut.

Terlihat adanya kecendrungan naik pada jumlah mobil yang akan diproduksi. Tetapi kecendrungan ini harus disesuaikan dengan kemampuan fasilitas produksi yang biasanya tidak mudah menyesuaikan. Disini akan selalu muncul masalah bagaimana jika kapasitas tidak memadai atau kelebihan ?

Tiga faktor pembentuk kapasitas produksi yang bisa dikendalikan oleh manajemen produksi adalah :

1. Tenaga Kerja
2. Jumlah material/bahan baku
3. Jumlah dan kemampuan mesin

Ada beberapa pilihan strategi rencana agregat jika terlihat ketidaksesuaian antara kapasitas dengan permintaan.

Strategi yang mungkin diputuskan adalah salah satu atau campuran dari pilihan – pilihan dibawah ini :

1. Mengubah jumlah tenaga kerja
2. Memakai waktu lembur
3. Menyediakan persediaan yang banyak
4. Menjadwal mundur pesanan konsumen yang diluar kapasitas
5. Mensub-kontrakkan pesanan yang ber

Jika terlihat grafik dari rencana agregat, tampak turun naik tingkat produksi yang cukup sering.

Jika diasumsikan pada bulan ke-0, ada persediaan mobil, maka rencana produksi dengan strategi persediaan selalu cukup, akan nampak sebagai berikut.

Jika berdasarkan waktu baku diketahui bahwa satu unit mobil diselesaikan dalam waktu 25 menit, artinya 25 menit sekali, keluar satu mobil dari rangkaian mesin – mesin produksi, maka untuk menghasilkan 350 unit, diperlukan waktu 25 x 350 = 8.750 menit = 146 Jam.

Jika satu hari dipakai 7 jam kerja efektif dan satu bulan dianggap sama dengan 25 hari sepanjang tahun, maka kondisi akan menunjukkan kapasitas produksi yang tetap dari segi tenaga kerja

Rencana produksi akan nampak sebagai berikut :

Strategi menggunakan jam lembur untuk memenuhi permintaan menunjukkan ongkos total produksi tertentu.

Strategi persediaan selalu cukup juga dapat dihitung ongkos totalnya jika diketahui unsur – unsur biaya persediaan. Maka berbagi strategi rencana produksi dapat dibandingkan dari segi ongkos totalnya. Sehingga pilihan diberikan kepada yang paling hemat biaya.

B.  Jadwal Induk

Setelah selesai menyusun rencana agregat, maka langkah berikutnya adalah menyusun jadwal induk. Jadwal induk merupakan rincian dari rencana agregat. Dimana mobil dipecah menjadi sedan, pick-up dan minibus. Bahkan jika ada klasifikasi sedan, misalnya sedan 1.000 cc, 1.500 cc, dan seterusnya ia akan masuk ke jadwal induk ini.

Jika dalam rencana agregat diputuskan memakai memakai strategi persediaan tetap, dan kapasitas produksi = 455 unit/bulan, maka jadwal induk akan tampak sebagai berikut :

Jadwal induk diatas belum selesai. Ia harus dirinci lagi menjadi periode produksi per pekan. Setelah itu, ia harus dilengkapi dengan informasi tentang kapasitas produksi dari pekan ke pekan. Perhitungan waktu pemesanan komponen ke pemasok, dan perubahan permintaan pasar dari pekan ke pekan. Dengan begini, jadwal induk dapat menjadi alat pelaksanaan dan pengendalian produksi.

C.  Manajemen Persediaan

Semakin banyak jenis bahan baku, semakin rumit mengendalikannya. Sementara ketersediaan bahan baku di gudang akan sangat menentukan kelancaran jadwal produksi.

Biasanya bahan baku yang ribuan jenis tadi dipasok ole pemasok yang berbeda – beda. Akibatnya jadwal pesanan dan penerimaan kiriman dari pemasok akan bervariasi. Kondisi ini membahayakan rencana/jadwal produksi. Agar aman, perusahaan biasanya membuat simpanan cadangan.

Secara umum, pola pengadaan dan pemakaian bahan baku per satu jenis bahan baku dapat dipahami dari gambar berikut ini.

EOQ adalah singkatan dari Economic Order Quantity, yaitu jumlah pemesanan bahan baku yang ekonomis. Jumlah ini ditentukan dengan rumus sebagai berikut :

Keterangan :

Co       = Ongkos pemesanan ke pemasok
D         = Jumlah permintaan/kebutuhan bahan baku per tahun
Cc        = Ongkos simpanan per tahun per unit bahan

EOQ menunjukkan jumlah yang sebaiknya dipesan ke pemasok dengan ongkos pengadaan yang minimal berdasarkan pengetahuan tentang ongkos pemesanan, ongkos penyimpanan dan jumlah kebutuhan per tahun.

Dari gambar grafik diatas dapat dipahami bahwa ada jarak waktu antara saat info pesanan diterima/disampaikan ke pemasok dan saat barang pesanan datang. Pada titik S dari grafik, terjadi pemakaian cadangan pengaman. Tetapi pengaman disini hanya terhadap jarak waktu saat pesan dan pesanan datang.