Manajemen Mutu

Perusahaan industri harus menghasilkan produk yang dapat bersaing di pasaran. Apalagi pada era dimana persaingan tidak hanya terjadi antar produk dalam negeri, melainkan sudah bersifat internasional, meskipun lokasi persaingan memang di dalam negeri. Produk – produk impor sudah boleh masuk dengan leluasa, tanpa pembatasan yang berarti.

Satu – satunya andalan perusahaan industri adalah mutu. Lalu apa yang dimaksud dengan mutu ?

A.  Dimensi Mutu

Mutu adalah dimensi yang banyak, sehingga sulit mendefinisikannya. David Gorvin menyarankan delapan dimensi yaitu :

1. Unjuk kerja atau performansi atau prestasi dari fungsi yang diperlihatkan oleh produk.
2. Sifat - sifat khusus dan menarik minat (features), yang menjadikan suatu produk unik dibandingkan dengan produk sejenis dari produsen lain.
3. Keandalan, yaitu kemampuan produk untuk tidak mogok dalam massa kerjanya.
4. Kecocokan dengan standar industri. Misalnya standar gas buang pada kendaraan bermotor tidak boleh melebihi sekian persen kandungan tembaga hitam.
5. Daya tahan produk terhadap waktu. Tidak mudah rusak.
6. Kemudahan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Apakah dari segi ketersediaan suku cadang, tenaga ahli ataupun mekanisme kerja produk itu sendiri yang cukup "sederhana" sehingga tidak suli diperbaiki.
7. Keindahan penampilan
8. Persepsi konsumen

Dengan kedelapan dimensi itu ada di dalam pikiran seluruh jajaran organisasi perusahaan, maka manajemen mutu akan lebih mudah dilaksanakannya.

Ringkasnya, mutu dapat didefinisikan sebagai :

Standar yang menentukan bisa beraneka macam, tergantung pihak mana yang menetapkannya. Misalnya standar lingkungan, standar fungsi produk, standar bahan, standar kerja, standar harga, standar penampilan/warna dan sebagainya.

B.  Ongkos Mutu

Sudah terlanjur menjadi persepsi umum dimana – mana bahwa barang mahal pasti bermutu tinggi. Dengan logika bahwa untuk mencapai mutu yang tinggi, tentunya perusahaan pembuatnya telah mengerahkan segala kemampuan maksimal yang  ongkosnya mahal. Sehingga wajar bahwa harga mahal menunjukkan mutu yang tinggi.

Apabila logika di atas benar 100 % ? sebaiknya dipahami dulu unsur – unsur yang membentuk ongkos mutu.

Ongkos mutu adalah pengeluaran uang karena melakukan kesalahan dalam produksi, sehingga terjadi ketidaksesuaian antara standar yang harus dicapai dengan hasil nyata produksi.

Ada beberapa jenis/macam ongkos mutu, yaitu :

1. Ongkos pencegahan, yakni ongkos yang dikeluarkan demi mencegah terjadinya produk yang salah. Pencegahan disini meliputi rancangan produk, penyusunan program pemantauan produksi dan pengendalian program pemantauan ini.
2. Ongkos penilaian terhadap bahan baku, ukuran bahan, jenis bahan, daya tahannya dan rancangan teknisnya, apakah sesuai atau tidak dengan standar.
3. Ongkjos internal, yakni karena produknya cacat sehingga harus dikerjakan ulang, dibuang, diperbaiki, atau diganti sebelum produk tersebut dijual ke pasar.
4. Ongkos eksternal, yaitu ongkos karena produk yang sudah dibeli oleh konsumen tidak memuaskan, sehingga konsumen menuntut ganti rugi, mengembalikannya atau menimbulkan citra buruk pada perusahaan.

Perilaku keempat jenis ongkos mutu di atas berbeda – beda pada spektrum mutu jelek sampai ke mutu bagus. Hal ini diperlihatkan oleh grafik berikut.

 Derajat Mutu dan Ongkos

Ongkos eksternal sangat besar jika produk jelek. Karena konsumen pasti akan protes dan mengeluh. Pangsa pasar hilang. Semakin baik mutu, ongkos eksternal semakin turun. Ongkos mutu yang optimal/paling baik dicapai pada titik M, yang pada titik ini derajat mutu yang diusahakan sebaiknya dicapai. Jika mutu dinaikkan lagi dari titik ini (bergeser ke kanan) maka ongkos mutu menjadi naik lagi.

C.  Anjuran Deming

Dr. Deming adalah pakar manajemen mutu Amerika Serikat. Dia menyarankan 14 butir manajemen mutu sebagai berikut :

1. Ciptakan stabilitas motivasi untuk selalu memperbaiki produk atau jasa dengan niat tetap mempunyai daya saing, usaha lestari dan memberikan lapangan kerja.
2. Adopsi filosofi baru. kita hidup pada zaman ekonomi baru. Kita tidak bisa menerima gaya manajemen Amerika yang mengesahkan tingkat tertentu dari penundaan, kesalahan dan cacat produk.
3. Hilangkan ketergantungan pada pemeriksaan produk untuk mencapai produk bermutu. Hilangkan kebutuhan untuk inspeksi produk secara massal dengan membangun mutu sejak awal proses.
4. Akhiri kebiasaan menghargai bisnis atas dasar potongan harga. Sebaliknya, minimal ongkos total.
5. Terus menerus perbaiki sistem produksi dan pelayanan, agar mutu dan produktifitas terus diperbaiki, dan dengan demikian diupayakan tanpa henti penurunan ongkos.
6. Lembagakan pelatihan pada saat bekerja.
7. Lembagakan pengawasan (lihat butir 12). Tujuan pengawasan haruslah berupa menolong orang dengan mesin dan peralatannya melaksanakan kerjanya dengan baik.
8. Bersihkan rasa takut, sehingga setiap orang bekerja dengan efektif untuk perusahaan. Perubahan - perubahan mendasar dibutuhkan, seperti penghapusan pemeringkatan tahunan (annual rating) dan management by objectives.
9. Hapus penghalang antar departemen. Orang - orang bagian riset, perancangan, penjualan dan produksi harus bekerja sebagai sebuah tim untuk mengantisipasi masalah - masalah produksi dan pemakaian produk oleh konsumen.
10. Hilangkan slogan - slogan dan target - target yang harus dicapai para pekerja, jika tidak dilengkapi dengan cara - cara mencapainya.
11. Hilangkan standar kerja yang menyarankan angka target kerja bagi operator, ganti dengan perrtolongan dan pengawasan.
12. Hapus penghalang antara pekerja tidak tetap dengan haknya untuk bangga dengan kemampuan kerjanya. Tanggung jawab para pengawas harus diubah dari memeriksa tercapai tidaknya rangka target menjadi tercapai tidaknya mutu. Hal yang sama berlaku untuk orang - orang yang duduk di kursi manajemen.
13. Lembagakan program ketat pendidikan dan pelatihan.
14. Letakkan setiap orang di perusahaan untuk bekerja melaksanakan pengubahan bahan baku menjadi barang jadi. Tanamkan bahwa pekerjaan ini adalah tanggung jawab setiap personil perusahaan.

D.  Pengendalian Kualitas Statistik

Salah satu unsur penting dalam manajemen mutu adalah pengendalian kualitas/mutu secara statistik. Pengendalian ini dilakukan terhadap 2 hal, yaitu :

 

Teknik – Teknik Pengendalian Kualitas Statistik

Gambar diatas memperlihatkan posisi kedua teknik pengendalian kualitas, dan macam – macam cara yang ada pada masing – masing teknik.

D.1 Pengendalian Proses

Adapun penegndalian proses dengan peta kontrol akan diuraikan demi gambaran bagaimana mutu dikendalikan secara statistik.

Peta kontrol pertama kalin diperkenalkan kepala industri oleh Walter Shewhart pada pertengahan 1902-an di Amerika Serikat.

Peta kontrol membantu menjamin bahwa hanya barang atau jasa yang memenuhi syarat yang diproduksi, dengan cara memantau rata – rata proses, yang diharapkan berada di dalam batas atas dan bawah secara statistik. Jika rata – rata proses jatuh di luar batas tadi, maka berarti proses sedang keluar dari kendali dan menunjukkan adanya sebab yang berada dalam proses produksi. Dengan demikian, peta kontrol adalah acuan bagi pengukuran – pengukuran dimensi produk agar bisa diambil tindakan koreksi terhadap proses manakala terlihat penyimpangan.

Variasi mutu produk yang terjadi oleh faktor – faktor acak atau sebab – sebab yang tidak bisa dikenali biasanya tidak menjadi perhatian besar para manager pengendalian mutu. Perhatian mereka tertuju pada sebab – sebab yang bisa dikenali seperti mata pahat yang terlalu tumpul atau bahan yang tidak semestinya.

Banyak proses produksi yang menunjukkan variasi alami yang terdistribusi secara normal. Sebagai contoh diameter produk laser disc, bila diukur sampai ketelitian 0,001 cm, dapat diduga akan bervariasi secara normaldisekitar rata – rata diameternya. Jika ini berlaku kita biasanya mengatakan bahwa proses tersebut memiliki batas – batas toleransi alami sedemikian rupa sehingga 99,7 % dari laser disc yang diproduksi akan berada di dalam batas 3 σ dari rata – ratanya. Artinya batas toleransi atas = µ + 3 σ dan 
                   batas toleransi bawah = µ - 3 σ dimana µ = rata – rata populasi,                  
                                                                       dan σ = variasi populasi.

Pengetahuan tentang batas toleransi alami suatu proses produksi sangat berguna bagi insinyur perancangan, analis produksi dan petugas pemasaran. Dalam rangka menjamin penggunaan produk secara tepat. Tetapi batas – batas toleransi alami tidak digunakan untuk mengendalikan proses. Sedangkan pengendalian proses menggunakan data dari sampel. Perbedaan ini dapat dipahami lewat gambar dibawah ini.

 

Perbedaan Antara Populasi dan Sampel Hasil Produksi

Populasi juga memiliki rata – rata yang tidak diketahui, µ dan deviasi standar, σ yang juga tidak diketahui, serta batas toleransi alami yang berjarak 3 σ dari rata – rata. Sampel – sampel ditarik dari populasi. Rata – rata setiap sampel akan berdistribusi normal, sama dengan populasi.